Kính gửi Bộ Tài Chính,
Chúng tôi hiện đang gặp một số vấn đề liên quan đến việc lưu trữ, sử dụng chứng từ, hóa đơn và sổ sách kế toán dưới dạng điện tử. Cụ thể, chúng tôi mong được làm rõ các nội dung sau:
1. Luật Kế toán 2015: Điều 24 quy định rằng tài liệu kế toán có thể được lưu trữ dưới hình thức điện tử, nhưng cần phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật.
2. Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Điều 17 quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định, bao gồm việc bảo đảm tính nguyên vẹn và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
3. Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hướng dẫn về hóa đơn điện tử, trong đó nêu rõ việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử.
Các yêu cầu khi lưu trữ điện tử:
- Bảo đảm an toàn: Hệ thống lưu trữ điện tử phải có biện pháp bảo mật để tránh mất mát dữ liệu.
- Truy cập dễ dàng: Phải có khả năng truy cập nhanh chóng khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 10 năm, tương tự như lưu trữ tài liệu giấy.
Nội dung vướng mắc:
1. Về việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán dưới dạng điện tử
Hiện nay, công ty có thể lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán dưới dạng điện tử không? Đặc biệt, đối với hóa đơn điện tử, có yêu cầu phải lưu trữ hóa đơn gốc và in ra bản giấy hay chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng file XML để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán? Những tài liệu này có thể sử dụng trực tiếp dưới dạng file điện tử trong công tác kiểm tra, quyết toán thuế với cơ quan thuế không?
2. Về sự đồng bộ và thống nhất trong áp dụng quy định tại các Cục Thuế và Chi cục Thuế
Liệu quy định về lưu trữ tài liệu điện tử có được áp dụng thống nhất và đồng bộ giữa các Cục Thuế, Chi cục Thuế tại các tỉnh, thành phố trên toàn quốc hay không?
3. Về hiệu lực của chữ ký điện tử trong ký sổ sách kế toán, hợp đồng và các chứng từ khác
Chữ ký điện tử trong việc ký sổ sách kế toán, hợp đồng và các chứng từ khác có hiệu lực từ thời điểm nào và có giá trị pháp lý như thế nào trong các quy định hiện hành? Cụ thể, hiệu lực của chữ ký điện tử sẽ được áp dụng trong các trường hợp nào?
4. Về công văn đã gửi trước đó
Công ty đã gửi công văn số 01/24-20/NDS -TCT đến Tổng cục Thuế vào ngày 30/10/2024 về vấn đề trên. Tuy nhiên, đến nay chúng tôi chưa nhận được phản hồi. Kính mong Bộ Tài Chính xem xét và trả lời các vấn đề nêu trên để công ty có thể tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Chúng tôi mong nhận được hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài Chính cũng như các văn bản pháp lý có liên quan để chúng tôi có thể áp dụng đúng quy định của pháp luật.
Trân trọng cảm ơn.
18/02/2025