Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, khoa học - công nghệ, thông tin ngày càng phát triển, lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đã có những bước phát triển đáng kể. Trong đó, tổ chức sự kiện khoa học là việc làm thường xuyên tại các viện nghiên cứu, trường đại học lớn. Đây được xem là các diễn đàn giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định. Do vậy, việc nghiên cứu một số vấn đề lý luận về tổ chức sự kiện khoa học sẽ tạo nền tảng, sự thuận lợi trong việc áp dụng vào thực tiễn.

1. Khái niệm về tổ chức sự kiện khoa học

1.1. Sự kiện khoa học

Theo từ điển tiếng Việt, sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Trong khi đó, Goldblatt (2001) cho rằng: “Sự kiện xác nhận một thời điểm duy nhất trong thời gian với lễ và nghi thức để đáp ứng những nhu cầu cụ thể”. Theo Anton Shone và Bryn Parry (2006), “sự kiện là hiện tượng phát sinh từ những dịp không thường xuyên, trong đó các mục tiêu giải trí, văn hóa, cá nhân và mục tiêu của các tổ chức tách khỏi những hoạt động trong cuộc sống thường nhật.

Mục đích của sự kiện là truyền đạt thêm kiến thức, kinh nghiệm hoặc kỷ niệm của một nhóm người”. Như vậy, sự kiện là hoạt động có chủ đích, xảy ra tại không gian và thời gian nhất định, nhằm cụ thể hóa những thông điệp và nội dung của chương trình đó đến đối tượng mục tiêu, có ý nghĩa đối với đời sống xã hội.

Luật Khoa học và Công nghệ (năm 2013) định nghĩa, khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy. Khoa học giải thích một cách đúng đắn nguồn gốc của những sự kiện, phát hiện ra những mối liên hệ của các hiện tượng, trang bị cho con người những tri thức về quy luật khách quan của thế giới hiện thực để con người áp dụng vào thực tiễn sản xuất và đời sống (Nguyễn Văn Lê, 1995). Khoa học còn được hiểu là một quá trình tìm tòi, nghiên cứu nhằm khám phá, phát hiện quy luật, hiện tượng mới và vận dụng các quy luật ấy để sáng tạo ra nguyên lý, các giải pháp tác động vào các sự vật, hiện tượng, nhằm biến đổi trạng thái của chúng. Khoa học là động lực thúc đẩy sự phát triển xã hội, giúp con người ngày càng văn minh hơn, nhân ái hơn, sống tốt hơn.

Thông qua khoa học, con người hiểu được tự nhiên, nắm được các quy luật biến đổi, chuyển hóa của vật chất, chinh phục tự nhiên theo quy luật của nó; đồng thời, con người cũng nắm được các quy luật vận động của chính xã hội mình đang sống và vận dụng chúng để thúc đẩy xã hội ấy phát triển nhanh hơn. Ngoài ra, khoa học chân chính chống lại những quan điểm sai trái (mê tín dị đoan, phân biệt chủng tộc…), đồng thời, khoa học thúc đẩy cải thiện lao động của con người, từ đó, cải thiện chất lượng cuộc sống.

Qua các khái niệm về sự kiện và khoa học, sự kiện khoa học có thể được hiểu là những sự việc, hoạt động liên quan đến lĩnh vực tri thức, mang tính xã hội cao, có ý nghĩa nhất định trong đời sống xã hội, có tác động tới nhận thức và tinh thần của con người. Sự kiện khoa học là những hành động có chủ đích, quy tụ nhiều nguồn lực trong một không gian và thời gian nhất định, quy tụ nhằm cung cấp, giới thiệu những tri thức kinh nghiệm và tri thức khoa học, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của xã hội, đồng thời giúp nâng cao nhận thức của con người và cải thiện chất lượng cuộc sống.

Mỗi một sự kiện khoa học thường thảo luận về một vấn đề khoa học đang được quan tâm thông qua việc phân tích, bóc tách, xem xét, phản biện, đánh giá… để nâng cao trình độ hiểu biết của những đối tượng tham gia nói riêng và xã hội nói chung, đồng thời có thể làm rõ, đưa ra các định hướng, giải pháp cho những vấn đề khoa học còn vướng mắc. Do vậy, các sự kiện khoa học thường được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin1.

1.2. Tổ chức sự kiện khoa học

Theo khái niệm của ngành công nghiệp sự kiện, “tổ chức sự kiện (tổ chức sự kiện) là quá trình quản lý kế hoạch của cuộc họp, triển lãm thương mại, lễ kỷ niệm, hoạt động xây dựng nhóm, bữa tiệc hoặc hội nghị… tổ chức sự kiện bao gồm lên ngân sách, thiết lập mức thời gian, chọn và đặt địa điểm sự kiện, xin giấy phép, dự kiến đồ ăn, điều phối lộ trình, phát triển chủ đề, sắp xếp các thiết bị và phương tiện, quản lý rủi ro và lập các kế hoạch dự phòng”. tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp các chi tiết trong một cuộc họp, hội nghị… (từ người phát ngôn và địa điểm tổ chức tới việc sắp xếp các tài liệu in ấn và cá trang thiết bị nghe nhìn) để truyền đạt thông tin của người tổ chức một cách có hiệu quả nhất (Bộ Lao động Hoa Kỳ). Lưu Văn Nghiêm (2009) lại định nghĩa, tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp các nguồn lực lao động (con người, máy móc thiết bị, công cụ lao động…) nhằm đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện được thực hiện trong một thời gian và không gian cụ thể để chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu.

Như vậy, tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. Từ cách tiếp cận trên có thể khái quát: tổ chức sự kiện khoa học là một quá trình kết hợp một số hoặc toàn bộ các công việc: Xây dựng chủ đề sự kiện (các vấn đề khoa học đang được quan tâm) và các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt hiệu quả những thông điệp khoa học nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện khoa học.

2. Đặc điểm của tổ chức sự kiện khoa học

Tổ chức sự kiện khoa học như các hội nghị, hội thảo, diễn đàn… đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xây dựng hình ảnh, thương hiệu của cơ quan, tổ chức thực hiện, tạo điểm nhấn cũng như mang lại những thông điệp có ý nghĩa tích cực đến với xã hội nói chung và các đối tượng tham gia nói riêng.

Tổ chức sự kiện khoa học bắt buộc phải xác định rõ mục tiêu, mục đích của sự kiện khoa học, từ đó xác định rõ vấn đề cần được thảo luận và đối tượng chính của sự kiện. Khi có mục tiêu, chủ đề, đối tượng thì các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức sự kiện khoa học mới xây dựng được nội dung, kịch bản, kế hoạch chi tiết nhất và hiệu quả nhất. Kịch bản tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức thành công sự kiện khoa học. Kịch bản định hướng cho buổi tổ chức sự kiện khoa học diễn ra theo trình tự, không bị lan man, tập trung vào chủ đề, mục đích chính của sự kiện khoa học. Kế hoạch chi tiết của buổi tổ chức sự kiện khoa học bao gồm mục tiêu của sự kiện khoa học, lập kế hoạch tổ chức sự kiện khoa học, ngân sách tổ chức sự kiện khoa học, xác định thước đo hiệu quả của sự kiện khoa học, cách thức triển khai sự kiện khoa học.

Để sự kiện khoa học mang lại hiệu quả cao nhất thì cần có những hoạt động truyền thông cho sự kiện khoa học, qua đó thu hút sự chú ý của xã hội, các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu… Bên cạnh đó, con người là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện khoa học. Các thành phần tham gia trong sự kiện khoa học gồm các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động diễn biến của sự kiện khoa học, như khách mời (diễn giả, các nhà khoa học…), nhà đầu tư, nhà tổ chức, giới truyền thông, nhà cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống… Sự tương tác hiệu quả giữa các thành phần tham gia sẽ bảo đảm sự thành công của sự kiện khoa học.

(i) Nhà đầu tư sự kiện khoa học (nhà thuê tổ chức sự kiện khoa học/chủ sở hữu sự kiện khoa học) là các chủ thể chính của sự kiện. Đây là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thuê nhà tổ chức sự kiện khoa học thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội. Trong nhiều trường hợp, khi các nhà đầu tư sự kiện khoa học bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện khoa học thì họ sẽ đóng vai trò là nhà tổ chức sự kiện khoa học.

(ii) Nhà tổ chức sự kiện khoa học (bên được thuê tổ chức sự kiện khoa học) là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện khoa học, có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện. Bên cạnh việc thực hiện các công tác chuẩn bị, tiến hành và kết thúc các nội dung của sự kiện, nhà tổ chức sự kiện khoa học còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng của mình.

(iii) Nhà tài trợ sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực… nhằm mang lại những lợi ích chung cho xã hội và của cá nhân đơn vị mình. Nhà tài trợ sự kiện khoa học sẽ có được những quyền hạn nhất định trong việc chi phối một số nội dung, hoạt động cũng như mục đích của sự kiện; đồng thời cũng phải chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn đề có liên quan) trong sự kiện.

(iv) Do tính đa dạng về loại hình dịch vụ có trong sự kiện nên nhà tổ chức sự kiện khó có thể đảm đương tự cung ứng tất cả các dịch vụ cho khách hàng trong sự kiện. Vì vậy, họ cần đến các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện. Đây là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác) được ký kết với nhà tổ chức sự kiện khoa học. Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện.

(v) Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/nhà tổ chức sự kiện. Các sự kiện lớn, đặc biệt là các sự kiện mang tính xã hội cao, thường yêu cầu sự tham gia của các tình nguyện viên.

(vi) Khách mời tham gia sự kiện khoa học là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân (viện nghiên cứu khoa học, các trường đại học, các diễn giả, các nhà nghiên cứu khoa học, các giảng viên...) được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện.

(vii) Khách vãng lai tham gia sự kiện khoa học là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành khách mời.

(viii) Chính quyền và cư dân trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian sự kiện diễn ra. Phạm vi giới hạn lớn hay nhỏ tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện khoa học. Phạm vi này có thể là: Xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học, thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia…

3. Vai trò của tổ chức sự kiện khoa học

Tổ chức sự kiện khoa học là một công cụ truyền thông đắc lực của marketing cũng có vai trò lớn, góp phần tạo hiệu quả trong việc quảng bá và xây dựng hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện.

(i) Tổ chức sự kiện khoa học là một công cụ truyền thông chủ yếu trong hoạt động nghiên cứu khoa học. Các sự kiện khoa học thường có tính chuyên môn cao, tính đại chúng và có sự lan tỏa mạnh mẽ, thu hút được sự quan tâm của xã hội. Do đó, thông quan việc tổ chức các sự kiện khoa học, công chúng có cơ hội tiếp cận các vấn đề khoa học, các tri thức khoa học mới.

(ii) Tổ chức sự kiện khoa học là một kênh giới thiệu phát triển sản phẩm và dịch vụ khoa học (trang điện tử, các ấn phẩm khoa học…). Thông qua sự kiện, các tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể thu thập những góp ý, đánh giá của các chuyên gia, góp phần giúp các sản phẩm và dịch vụ khoa học có cơ hội phát triển hơn.

(iii) Tổ chức sự kiện khoa học là phương thức quảng bá hình ảnh, góp phần tạo dựng và duy trì hình ảnh cũng như uy tín của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Qua tổ chức sự kiện chứng tỏ cho công chúng biết rằng nguồn lực thông tin của đơn vị đến đâu, chất lượng sản phẩm và dịch vụ ra sao.

(iv) Tổ chức sự kiện khoa học là cầu nối giữa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nghiên cứu khoa học với các đơn vị liên quan. Thông qua đó, các cơ quan khoa học có dịp học hỏi lẫn nhau và có những chính sách liên kết, mối quan hệ hợp tác sau này. Đối với các bên cung ứng dịch vụ, tài trợ, thì tổ chức sự kiện làm tăng thêm sự đa dạng hóa cho sự kiện, hỗ trợ nguồn tài chính cho sự kiện. Một bên có thể thực hiện mục tiêu sự kiện của mình, còn các đơn vị đối tác vừa quảng cáo cho chính họ, vừa thể hiện trách nhiệm xã hội trong sự nghiệp phát triển khoa học. Đây là một mối quan hệ tương hỗ, cùng nhau phát triển.

Trung tâm TT&DVTC

*1 Một số sự kiện khoa học tiêu biểu trong những năm qua tại Việt Nam trong năm 2020 như Hội thảo quốc về Chính phủ điện tử năm 2020, Lễ khai trương Ứng dụng Bluezone bảo vệ cộng đồng, phòng chống dịch Covid-19…