- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Thông tin và Dịch vụ tài chính

- Chủ nhiệm nhiệm vụ: ThS. Vương Nguyệt Minh

- Năm giao nhiệm vụ: 2020/Mã số: 2020-08Đ3

1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Tổ chức sự kiện khoa học là hoạt động thường xuyên diễn ra tại các viện nghiên cứu, trường đại học. Đây được xem là các diễn đàn chia sẻ, thảo luận, đưa ra ý kiến về một chủ đề nhất định của các nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý có kiến thức liên quan về chủ đề thảo luận.

Tại Viện Chiến lược và Chính sách tài chính (gọi tắt là Viện), công tác tổ chức sự kiện khoa học là hoạt động thường xuyên. Hằng năm, Viện tổ chức nhiều hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học, đặc biệt là Diễn đàn Tài chính Việt Nam (TCVN) được bắt đầu tổ chức lần đầu tiên vào năm 2017. Việc tổ chức các sự kiện khoa học thành công đem lại hiệu ứng lan tỏa lớn trong cộng đồng các nhà khoa học nói riêng và toàn xã hội nói chung. Hầu hết các chính sách tài chính đều được cụ thể hóa, phân tích, thảo luận nhiều chiều tại các sự kiện hoa học do Viện tổ chức, từ đó hình thành các cơ sở lý luận, cũng như các đề xuất kiến nghị chính sách cho các nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý. Tuy nhiên hiện nay, các tài liệu hướng dẫn về quy trình tổ chức sự kiện khoa học, đặc biệt là Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học còn rời rạc, chưa có hệ thống, chưa được tiếp cận với cách thức tổ chức sự kiện của các nước phát triển trên thế giới, cũng như những đặc thù riêng về tổ chức sự kiện khoa học tại Việt Nam. Viện cũng chưa có quy trình tổ chức các sự kiện hoa học, mà chủ yếu thực hiện theo kinh nghiệm. Do đó, việc nghiên cứu chủ đề “Tổ chức các sự kiện khoa học: Những nghiên cứu từ lý luận đến thực tiễn và ứng dụng tại Viện Chiến lược và Chính sách tài chính” là cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Đề xuất quy trình tổ chức sự kiện khoa học (Diễn đàn TCNV, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học) tại Viện.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tổ chức sự kiện khoa học.

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu, phân tích quy trình tổ chức sự kiện khoa học, trong đó tập trung chủ yếu vào các sự kiện khoa học chính của Viện là Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học. Đề tài nghiên cứu kết hợp khảo sát tại một số đơn vị trong nước. Thời gian nghiên cứu trong năm 2015 - 2021.

4. Kết quả nghiên cứu

(1) Đề tài đã khái quát được một số vấn đề cơ bản về tổ chức sự kiện khoa học như khái niệm, đặc điểm, vai trò của sự kiện khoa học, phân loại sự kiện khoa học, các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình tổ chức sự kiện khoa học. Theo đó, tổ chức sự kiện khoa học là một quá trình kết hợp một số hoặc toàn bộ các công việc: Xây dựng chủ đề sự kiện (các vấn đề khoa học đang được quan tâm) và xác định các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; tổ chức sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt hiệu quả những thông điệp khoa học nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện khoa học. Việc tổ chức sự kiện khoa học cũng mang nhiều đặc điểm tương đồng so với việc tổ chức các loại sự kiện khác (lễ kỷ niệm văn hóa, sự kiện chính trị, sự kiện nghệ thuật và giải trí, sự kiện kinh doanh - thương mại, sự kiện thể thao, sự kiện giáo dục và khoa học…). Tuy nhiên, mục tiêu, mục đích của việc tổ chức từng loại hình sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện khoa học nói riêng là khác nhau. Tổ chức sự kiện khoa học có thể được phân loại theo mục đích của sự kiện khoa học (gồm: Diễn đàn khoa học, hội thảo khoa học, đối thoại khoa học, tọa đàm khoa học) và phân theo hình thức tổ chức sự kiện khoa học (gồm tổ chức sự kiện khoa học trực tiếp và tổ chức sự kiện khoa học trực tuyến). Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tổ chức sự kiện chủ yếu gồm: (i) Yếu tố khách quan: Môi trường con người; môi trường kinh tế; môi trường tự nhiên; môi trường văn hóa; sự phát triển của công nghệ kỹ thuật; (ii) Yếu tố chủ quan: Chính sách về hoạt động tổ chức sự kiện của từng cơ quan, tổ chức; các nguồn lực nội tại của từng cơ quan, tổ chức tổ chức sự kiện khoa học; các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện; các nhà nghiên cứu khoa học, các chuyên gia; mối quan hệ với chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.

(2) Đề tài đã nghiên cứu, phân tích kinh nghiệm về tổ chức sự kiện khoa học tại một số đơn vị có tính chất tương đồng với các hoạt động của Viện (như Đại học Hàng Hải Việt Nam; Viện Nghiên cứu phát triển thành phố Hồ Chí Minh; Sở Khoa học và Công nghệ Thừa Thiên Huế...). Do đặc thù chức năng của từng đơn vị, nên mỗi đơn vị có các chủ đề và hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Tuy nhiên, quy trình tổ chức sự kiện khoa học tại hầu hết các đơn vị khảo sát về cơ bản đều dựa trên những đặc trưng của một sự kiện nói chung, gồm các bước sau: Tiếp nhận thông tin và hình thành ý tưởng; xây dựng kế hoạch thực hiện; triển khai thực hiện; đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện. Bên cạnh những kết quả đạt được thì quá trình tổ chức sự kiện ở một số đơn vị khảo sát vẫn còn một số hạn chế do chưa có chế, chính sách và các quy định cụ thể cho hoạt động tổ chức sự kiện; hạn hẹp về ngân sách; thiếu đội ngũ cán bộ có kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Trên cơ sở kinh nghiệm của các đơn vị, đề tài đã đưa ra một số bài học có thể áp dụng tại Viện như sau: (i) Chuẩn bị sự kiện khoa học: Để kiểm soát khách mời là chuyên gia phát biểu tại sự kiện, đơn vị tổ chức cần phân công trách nhiệm rõ cho 1 cán bộ thuộc phòng, ban nhất định phụ trách; để tránh rủi ro về cơ sở vật chất trang thiết bị và tài liệu, đơn vị tổ chức sự kiện cần kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống trước khi diễn ra sự kiện khoa học trước 1 tuần và kiểm tra lại trước khi sự kiện khoa học diễn ra 1 ngày; (ii) Tổ chức sự kiện: Ban tổ chức cần xác định cụ thể hình thức thảo luận. Trước khi diễn ra sự kiện khoa học nên gửi cho diễn giả trình bày tham luận một cuốn sổ nhỏ (gồm: Nội dung cơ bản về sự kiện khoa học; danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh; các lưu ý về trang phục; sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm vị trí quan chức ngồi và đứng, vị trí của người bên cạnh); (iii) Sau khi kết thúc sự kiện khoa học: Việc đánh giá và báo cáo kết quả sau khi sự kiện kết thúc cần được thực hiện nghiêm túc. Những thông tin về sự kiện phải được ghi lại bằng văn bản và có sự phê duyệt của Lãnh đạo; công tác truyền thông cần được chú trọng và đẩy mạnh.

(3) Đề tài đã nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện khoa học tại Viện, trong đó tập trung chủ yếu vào tổ chức Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học. Từ đó, đề tài đã rút ra một số kết quả đạt được gồm: Chủ đề của Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học hằng năm thường là vấn đề thời sự, nổi cộm, được dư luận xã hội rất quan tâm, mang đến cái nhìn khách quan, nhiều góc cạnh cho các nhà hoạch định chính sách; các bài viết có chất lượng, phân tích, đánh giá sâu theo nhiều khía cạnh của chủ đề sự kiện. Hình thức kỷ yếu được trình bày đẹp, thống nhất, bố cục lô-gíc. Đặc biệt, việc đăng ký xuất bản và cấp mã ISBN cho kỷ yếu đảm bảo tính bản quyền, cũng như khẳng định giá trị khoa học của Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học. Các vấn đề trao đổi, thảo luận tại Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học đã đạt được nhiều kết quả ấn tượng, lan truyền thông điệp tích cực đến dư luận xã hội, tạo sự đồng thuận cao, góp phần vào việc hoàn thiện các chính sách liên quan... Đồng thời, đề tài cũng chỉ ra một số hạn chế còn tồn tại trong quá trình tổ chức Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học tại Viện như: Việc xác định, chủ đề nội dung mất nhiều thời gian; việc rà soát nội dung chưa bao phủ được tổng thể nội dung, còn trùng lắp và chưa cập nhật; thời gian chỉnh sửa, hoàn thiện các bài tham luận kéo dài, gây sức ép đối với công tác biên tập, chế bản, in ấn tài liệu kỷ yếu. Riêng đối với công tác tổ chức Diễn đàn TCVN, Viện chưa có đầu mối chuyên trách hằng năm nên không có tính kế thừa cao; chất lượng bài viết phần lớn không đồng đều. Ngoài ra, việc tổ chức Diễn đàn TCVN, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học theo hình thức online chưa được thực hiện do hạn chế về phần mềm công nghệ thông tin cũng như nguồn nhân lực về công nghệ.

(4) Đề tài đã đề xuất nguyên tắc, yêu cầu và quy trình tổ chức sự kiện khoa học. Từ đó, đề tài đã xây dựng sơ đồ quy trình tổ chức Diễn đàn TCVN với 23 bước, bao gồm: (1) Chuẩn bị chủ trương tổ chức diễn đàn; (2) Tổng hợp ý kiến về các nội dung trong bước 1 trình Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Bộ phê duyệt; (3) Phân công triển khai các công việc theo nội dung phê duyệt của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Bộ; (4) Xác định chủ đề và các nội dung liên quan đến chủ đề; (5) Lập dự toán tổng thể kinh phí tổ chức; (6) Huy động tài trợ kinh phí từ các tổ chức, cá nhân đối tác; (7) Xây dựng đề cương, yêu cầu về nội dung các bài viết; soạn thư mời viết bài; thiết kế mã QR code; (8) Lập danh sách chuyên gia để mời viết bài, soạn và gửi thư mời viết bài; lập danh sách diễn giả; (9) Lập danh sách đại biểu tham dự; soạn, gửi giấy mời và xác nhận đại biểu tham dự; (10) Đôn đốc và thu bài viết; đăng ký mã ISBN in trên Kỷ yếu; (11) Trao đổi với tác giả để hoàn thiện nội dung bài viết và thu lại bài viết theo yêu cầu của Ban Tổ chức (nếu có); (12) Dịch nội dung bài viết sang tiếng nước ngoài (tiếng Anh); (13) Biên tập, xuất bản kỷ yếu; (14) Chuẩn bị vật phẩm, quà tặng cho các đại biểu; (15) Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc, kết luận, thư chúc mừng của Lãnh đạo Chính phủ/Lãnh đạo Bộ; (16) Xây dựng kịch bản tổ chức; (17) Xây dựng kịch bản tuyên truyền; (18) Phân công công tác hậu cần, chạy thử diễn đàn; (19) Chiết xuất tài liệu đưa lên website để cho tổ chức, cá nhân quan tâm tìm hiểu thông tin về Diễn đàn TCVN; (20) Ghi chép tổng hợp các nội dung trao đổi, thảo luận tại Diễn đàn TCVN; (21) Báo cáo trình Bộ kết quả Diễn đàn TCVN, tham mưu cho Lãnh đạo Viện về việc sử dụng các nội dung báo cáo tham luận tại Diễn đàn TCVN; (22) Soạn và gửi thư cảm ơn các đại biểu cấp cao, các đại biểu quốc tế, các nhà tài trợ; (23) Tổng kết, rút kinh nghiệm. Quy trình tổ chức hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học gồm 14 bước, bao gồm: (1) Đề xuất chủ trương; (2) Trình Bộ chủ trương; (3) Phân công triển khai; (4) Lập dự toán tổng thể kinh phí tổ chức; (5) Xây dựng đề cương, yêu cầu về nội dung các bài viết; soạn thư mời viết bài; (6) Lập danh sách chuyên gia để mời viết bài, soạn và gửi thư mời viết bài; lập danh sách diễn giả; (7) Lập danh sách đại biểu tham dự; soạn, gửi giấy mời và xác nhận đại biểu tham dự; (8) Đôn đốc và thu bài viết; đăng ký mã ISBN in trên kỷ yếu; (9) Trao đổi với tác giả để hoàn thiện nội dung bài viết và thu lại bài viết theo yêu cầu của Ban Tổ chức (nếu có); (10) Biên tập, xuất bản kỷ yếu (nếu có); (11) Chuẩn bị tài liệu phát cho các đại biểu; (12) Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc, kết luận của Lãnh đạo đơn vị; (13) Phân công ghi chép tổng hợp các nội dung trao đổi, thảo luận tại hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học; báo cáo trình Bộ kết quả hội thảo, tọa đàm khoa học; (14) Tổng kết, rút kinh nghiệm.