Căn cứ Điều 3 Thông tư số
78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn điện tử:
1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn
a) Người bán hànghóa, cung cấp dịch vụlà doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác đượcquyềnủy nhiệm cho bên thứ balà bêncó quan hệ liên kết với người bán,là đối tượng đủ điều kiệnsử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa
đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để lập hóa
đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định
của pháp luật về quản lý thuế;
b) Việc ủy nhiệm phải
được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận
ủy nhiệm;
c) Việc ủy nhiệm phải
thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
d) Hóa đơn điện tử do tổ
chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ,
mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa
chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;
đ) Bên ủy nhiệm và bên
nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông
báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch
vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm
dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên
thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website
của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng
về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;
e) Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không
có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy
nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến
cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
g) Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử
ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân
thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều này.
2. Hợp đồng ủy nhiệm hoặc
thỏa thuận ủy nhiệm
a) Hợp đồng ủy nhiệm hoặc
thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên
nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); thông tin về hoá đơn
điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục
đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi
rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
b) Bên ủy nhiệm và bên
nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan
có thẩm quyền yêu cầu.
3. Thông báo với cơ quan
thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
a) Việc ủy nhiệm được xác
định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại
Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng
Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo
với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn
ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên;
b) Bên ủy nhiệm điền
thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy
nhiệm tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như
sau:
- Đối với bên ủy nhiệm và
bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin
đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;
- Đối với bên nhận ủy
nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ
chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.”
Căn cứ quy định
nêu trên, đối với trường hợp lập hóa đơn điện tử có ủy quyền, thì bên ủy quyền
và bên nhận ủy quyền phải tuân thủ những quy định tại Điều
3 Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Đây được coi như trường hợp thay đổi thông tin
đăng ký sử dụng hóa đơn, do đó, Công ty phải thiết kế lại hóa đơn có đầy đủ
thông tin trên hóa đơn điện tử (gồm Tên, Địa chỉ, Mã số thuế của cả bên ủy quyền
và bên nhận ủy quyền viết hóa đơn), thông báo phát hành hóa đơn, khi được Cơ
quan thuế phê duyệt, mới được đưa vào sử dụng.
Chi Cục Thuế Quận 3 thông báo Công ty
biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được
trích dẫn tại văn bản này./.
